Me-säätiön lasten ja nuorten toiminnan vaikuttavuusarviointia koskeva tietosuojaseloste

Tiivistelmä

Me-säätiö käsittelee tietojasi, kun se laatii tilastollisia analyysejä ja raportteja lasten, nuorten ja perheiden vapaa-ajan toiminnasta. Tietoja käsitellään, jotta voitaisiin tunnistaa lasten ja nuorten hyvinvoinnin lisäämisen ja syrjäytymisen ennaltaehkäisyn kannalta vaikuttavia toimenpiteitä ja luoda parhaita käytäntöjä. Me-säätiö laatii analyysejä ja raportteja sekä Kumppaneilleen (esimerkiksi järjestöt, kaupungit ja liitot) että julkiseen käyttöön. Me-säätiö tuottaa esimerkiksi kokonaisanalyysejä siitä, miten Kumppaneiden järjestämä toiminta tavoittaa alueen lapset ja nuoret tai siitä, millaisia vaikutuksia järjestetyllä toiminnalla on, ja kuinka vaikuttavaa toiminta on alueellisella tai valtakunnallisella tasolla tai verrattuna muiden organisaatioiden toimintaan.

Me-säätiö kerää henkilötietoja kahdesta lähteestä. Siltä taholta (esimerkiksi järjestö tai kaupunki), jonka järjestämään toimintaan sinä tai lapsesi osallistutte sekä sinulta itseltäsi, kun vastaat Me-säätiön hyvinvointi- ja taustatietokyselyihin. Alle 13–vuotiaiden lasten osalta kyselyvastaukset kerätään huoltajalta. Kyselyihin vastaaminen on vapaaehtoista, eikä niihin vastaaminen tai vastaamatta jättäminen vaikuta asemaasi tai oikeuksiisi.  

 

Me-säätiö analysoi ja selvittää lasten ja nuorten harrastusten pitkäaikaista vaikuttavuutta heidän hyvinvointiinsa ja syrjäytymisen ennaltaehkäisyyn. Tähän tarkoitukseen henkilötietoja säilytetään pseudonymisoidussa muodossa niin kauan, kuin se on välttämätöntä tilastollisten analyysien ja raporttien toteuttamisen kannalta, korkeintaan 5 vuoden ajan.  

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Me-säätiö sr

Y-tunnus: 2680137-5

Osoite: Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki

Puhelinnumero: 0505717045

Sähköposti: partners@mesaatio.fi

Rekisterinpitäjä on yleishyödyllinen säätiö, jonka tarkoituksena on ehkäistä lasten, nuorten ja perheiden syrjäytymistä ja vähentää eriarvoistumista. Me-säätiö tukee teknologian keinoin erilaisia järjestöjä, julkisen sektorin organisaatioita ja muita yhteisöjä (”Kumppani”), jotka työskentelevät lasten, nuorten ja perheiden hyvinvoinnin edistämisen parissa, ks. https://www.mesaatio.fi.

  1. Mitä tietoja Me-säätiö käsittelee?

Me-säätiö kerää Kumppanin (esimerkiksi järjestön tai kunnan) ilmoittautumis- tai jäsenjärjestelmästä seuraavat tiedot Kumppanin toimintaan osallistuvista rekisteröidyistä, ja heidän osallistumisestaan Kumppanin järjestämään toimintaan:

  • Kumppanin toimipiste tai toimintamuoto
  • Ilmoittautumis- tai vierailijatunniste salattuna vahvalla salausmenetelmällä
  • Jos saatavilla: Kaikki osallistumiskerrat (sisäänkirjautumisten ajankohdat)
  • rekisteröidyn kategorisointi (lapsi, nuori, aikuinen, vanhempi)
  • sukupuoli
  • syntymävuosi
  • kotiosoitteen postinumero
  • kotiosoitteen GPS-koordinaatit 1100 metrin tarkkuudella
  • asiointikieli
  • osallistuminen eri tapahtumiin ja toimintaan
  • järjestelmän sisäinen henkilön tunnistenumero.

Kerättävät tiedot ovat pseudonyymejä eivätkä sisällä osallistujien etu-/sukunimeä, yhteystietoja tai kotiosoitetta. Ilmoittautumis- ja vierailijatunnisteet salataan vahvalla salausmenetelmällä.  

Me-säätiö kerää lisäksi taustatieto- ja hyvinvointikyselyillä vastaajilta seuraavia tietoja:  

  • taustatiedot lapsen perheestä, nuoresta tai aikuisesta, esim. perheen huoltajien lukumäärä, huoltajien koulutustaso, huoltajien pääasiallinen tulolähde ja tulotaso, työllistyminen tai opinnot
  • hyvinvointitietoa lapsesta tai nuoresta, esim. tietoja sosiaalisista suhteista, yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden kokemuksesta, yksinäisyyden kokemuksesta.
  • hyvinvointitietoa aikuisesta, esim. sosiaaliset suhteet tai yksinäisyyden kokemus, vanhemmuus/huoltajuus ja arjen jaksaminen.

 

Me-säätiö ei kerää vaikuttavuusarviointien yhteydessä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.  

  1. Miksi ja millä perusteella Me-säätiö käsittelee tietoja?

Me-säätiön vaikuttavuusarviointeihin liittyvä henkilötietojen käsittely voidaan jakaa seuraaviin käsittelytoimiin, joista kullakin on oma käsittelyperusteensa:

  1. Tietojen kerääminen Kumppaneilta sekä tausta- ja hyvinvointikyselyillä ja niiden hyödyntäminen yleishyödylliseen analytiikkaan ja raportointiin.  

Me-säätiö laatii tilastollisia analyysejä ja raportteja julkiseen käyttöön, jotta voitaisiin tunnistaa lasten ja nuorten hyvinvoinnin ja syrjäytymisen ennaltaehkäisyn kannalta vaikuttavimpia toimenpiteitä ja kehittää parhaita käytäntöjä toiminnan vaikuttavuuden kehittämiseksi. Me-säätiö tuottaa esim. kokonaisanalyysejä siitä, kuinka vaikuttavaa yhteisöjen toiminta on alueellisella tai kansallisella tasolla.  

Analysointi tehdään hyödyntäen Kumppanilta saatuja pseudonymisoituja henkilötietoja, jotka koskevat rekisteröitymistä Kumppanin järjestämään toimintaan, sekä näihin tietoihin yhdistettäviä, Me-säätiön tekemiä taustatieto- ja hyvinvointikyselyjen vastauksia. Käsittelyperusteena on tällöin tietosuojalain 4 §:n 3 kohta sekä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta, joiden mukaan henkilötietoja saa käsitellä, jos käsittely on tarpeen tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden.

  1. Tietojen kerääminen Kumppaneilta sekä tausta- ja hyvinvointikyselyillä ja niiden hyödyntäminen Kumppaneilta tehtävään analytiikkaan ja raportointiin.  

Me-säätiö laatii tilastollisia analyysejä ja raportteja myös Kumppaneiden omaan käyttöön. Me-säätiö tuottaa esim. kokonaisanalyysejä siitä, miten Kumppanin toiminta tavoittaa alueen lapset ja nuoret tai siitä, kuinka vaikuttavaa Kumppanin toiminta on alueellisella tai kansallisella tasolla tai verrattuna muiden organisaatioiden toimintaan.  

Samoin kuin yllä kuvatussa 1 kohdassa, analysointi tehdään hyödyntäen Kumppanilta saatuja pseudonymisoituja jäsentietoja, jotka koskevat rekisteröityjen osallistumista Kumppanin järjestämään toimintaan, sekä näihin tietoihin yhdistettäviä Me-säätiön rekisteröidyille tekemien taustatieto- ja hyvinvointikyselyjen vastauksia. Käsittelyperusteena on tällöin tietosuojalain 4 §:n 3 kohta sekä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta, joiden mukaan henkilötietoja saa käsitellä, jos käsittely on tarpeen tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden.

Kyselyihin vastaajilla voi olla mahdollisuus osallistua arvontaan (palkinto tutkimukseen osallistumisesta). Arvontaan osallistuneiden ilmoittamia yhteystietoja ei yhdistetä tutkimusaineistoon. Voittajaehdokkaiden yhteystietoja (nimi, puhelinnumero, sähköposti ja tieto arvontaan osallistumisesta) käytetään ilmoittamisen ja palkintojen jakamisen tarkoituksiin. Yhteystietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f-kohdan mukaiseen Me-säätiön oikeutettuun etuun mahdollistaa arvonnan järjestäminen. Niitä ei käsitellä muuhun tarkoitukseen ja ne poistetaan, kun Me-säätiön arvontaan liittyvät velvollisuudet on suoritettu.

  1. Mistä henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään ja alle 13–vuotiaiden lasten osalta heidän huoltajiltaan hyvinvointi- ja taustatietokyselyillä. Kyselyihin vastaaminen on vapaaehtoista, eikä niihin vastaaminen tai vastaamatta jättäminen vaikuta rekisteröidyn asemaan tai oikeuksiin.  

 

Kumppanit luovuttavat niiden järjestämään toimintaan osallistumista koskevia rekisteröityjen tietoja Me-säätiölle ilmoittautumis- tai jäsenrekisteristään.

Yhdeltä Kumppanilta kerättyjä rekisteröityä koskevia tietoja ei voida yhdistää toisilta Kumppaneilta kerättyihin saman rekisteröidyn tietoihin. Lapsen ja hänen huoltajansa taustatieto- ja hyvinvointikyselyihin antamat tiedot voidaan yhdistää.  

  1. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään?

Me-säätiö ei luovuta henkilötietoja Kumppaneille tai muille tahoille, ellei se ole välttämätöntä Me-säätiön lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, viranomaisten pyynnöstä tai esimerkiksi oikeudenkäynnin yhteydessä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tilastollisen analyysin tulokset raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason anonyymissä muodossa, josta ei voida tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

Me-säätiö käyttää alihankkijoita muun muassa ICT-tehtävissä, jotka voivat pitää sisällään henkilötietojen käsittelyä. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Me-säätiön puolesta ja lukuun Me-säätiön ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Me-säätiön kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi.

Kaikkia henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti Suomessa ja muissa EU-/ETA-alueen maissa sekä maissa, joiden tietosuojan riittävyyden Euroopan komissio on hyväksynyt. Me-säätiön alihankkijat voivat kuitenkin käsitellä tietoja myös muissa maissa. Me-säätiö varmistaa silloin asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla tai muulla lainmukaisella menettelyllä. Vakiosopimuslausekkeet löytyvät täältä.

  1. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin.

Tietoja käsitellään vain sähköisesti. Tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Kumppanin omassa järjestelmässä oleva linkki Me-säätiön järjestelmässä toteuttavaan kyselyyn on suojattu TSL-salauksella.

Me-säätiölle luovutettavat pseudonyymit tiedot eivät sisällä osallistujien etu-/sukunimeä, yhteystietoja tai kotiosoitetta. Jäsen- ja vierailijatunnisteet salataan vahvalla salausmenetelmällä. Kumppanin päätelaitteille ei tallenneta mitään henkilötietoa.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Me-säätiö analysoi ja selvittää lasten ja nuorten harrastustoiminnan vaikuttavuutta heidän hyvinvointiinsa ja syrjäytymisen ennaltaehkäisyyn. Sen mukaisesti henkilötietoja säilytetään pseudonymisoidussa muodossa niin kauan, kuin se on välttämätöntä tilastollisten analyysien ja raporttien toteuttamisen kannalta, korkeintaan 5 vuoden ajan.  

Tiedot anonymisoidaan heti, kun niiden säilyttäminen henkilötasolla ei ole välttämätöntä tilastollisten analyysien ja raporttien toteuttamisen kannalta.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet:

Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus: Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Korjauspyynnössä on mainittava oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennettävät tai poistettavat tiedot.  

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa yleiseen etuun (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta) perustuvaa Me-säätiön henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne. Me-säätiöllä voi rekisteröidyn pyynnöstä huolimatta olla huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka antaa Me-säätiölle oikeuden jatkaa käsittelyä, kuten esimerkiksi tarve käsitellä tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista: Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.

Kaikki edellä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti, kirjeellä tai sähköpostilla 1. kohdan mukaisilla yhteystiedoilla. Me-säätiö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä. Me-säätiö voi rajoittaa rekisteröidyn oikeutta vaatia tiedon poistamista tai korjaamista, vastustaa tietojensa käsittelyä sekä vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuojalain 31 §:n 2 momentin nojalla siltä osin kuin Me-säätiö käsittelee henkilötietoja tilastollisia tarkoituksia varten.

Oikeuksien täyttämisen edellytyksenä on, että Me-säätiö pystyy tunnistamaan henkilön. Jos Me-säätiö ei pysty tunnistamaan rekisteröityä esimerkiksi sen vuoksi, että häntä koskevat Me-säätiöllä olevat tiedot ovat pseudonymisoituja, voi Me-säätiö pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, joiden avulla hänet on mahdollista tunnistaa.  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä Tietosuojavaltuutetun toimistolle (https://tietosuoja.fi/etusivu).